Was kostet eine Fehlbesetzung?

Mit Fehlbesetzung ist hier gemeint: Jemand wird eingestellt und die Zusammenarbeit endet früh wieder, in der Probezeit oder kurz danach. Ob die Person nicht gepasst hat oder schlecht angekommen ist, lassen wir zunächst offen. Die Frage ist erst einmal: Was kostet das?

Was in die Rechnung gehört

Die direkten Kosten sind die, an die man zuerst denkt: erneute Ausschreibung, Zeit für Sichtung und Gespräche, gegebenenfalls eine Personalvermittlung, der bereits investierte Einarbeitungsaufwand, der verpufft, manchmal Resturlaub oder eine Abfindung.

Der größere Teil ist indirekt und deshalb unsichtbar:

• Produktivitätslücke. Die Stelle ist über Monate unbesetzt oder halb besetzt. Die Arbeit bleibt liegen oder verteilt sich aufs Team.
• Einarbeitung doppelt. Erst für die erste Person, dann für die zweite. Und die Kolleginnen und Kollegen, die eingearbeitet haben, waren in der Zeit selbst weniger produktiv.
• Teameffekt. Eine gescheiterte Einstellung drückt auf Stimmung und Vertrauen. Wer sich Mühe mit der Einarbeitung gegeben hat, macht es beim nächsten Mal mit weniger Elan.
• Kundenseite. Hat die Rolle Kundenkontakt, merken auch Kunden den Wechsel und die Lücke.
• Opportunitätskosten. Die Monate, in denen die Führungskraft mit Suche, Auswahl und Nachsteuern beschäftigt war statt mit ihrer eigentlichen Arbeit.

Eine grobe Rechnung

Studien und Schätzungen liegen weit auseinander, oft irgendwo zwischen der Hälfte und dem Anderthalbfachen eines Jahresgehalts. Statt eine fremde Zahl zu übernehmen, lohnt es sich, für den eigenen Fall zu rechnen. Beispiel: eine Stelle mit 45.000 Euro Jahresgehalt.

• Recruiting neu, Zeit plus Anzeigen oder Vermittlung: grob 5.000 bis 15.000 Euro
• Vakanz und Teilbesetzung über vier bis sechs Monate: die Leistung einer halben Stelle fehlt, grob 10.000 bis 18.000 Euro
• Verpuffte Einarbeitung, Zeit der Einarbeitenden plus geringere Leistung der neuen Person: grob 8.000 bis 15.000 Euro
• Teameffekt und Kundenseite: schwer zu beziffern, aber nicht null

Man landet schnell bei 25.000 bis 50.000 Euro, und die weichen Faktoren sind da noch gar nicht eingerechnet. Die Zahlen sind bewusst grobe Annahmen, aber die Größenordnung stimmt: eine Fehlbesetzung kostet ein Vielfaches dessen, was die meisten schätzen.

Wo der Hebel liegt

Ein Teil der Fehlbesetzungen ist eine Frage der Auswahl: die falsche Person wurde eingestellt. Daran arbeitet man im Bewerbungsprozess.

Der andere, oft unterschätzte Teil ist der Start. Die Person hätte gepasst, ist aber schlecht angekommen. Es gab keinen roten Faden in der Einarbeitung, keine klaren Ziele, keine Zwischengespräche. Irgendwann war die Probezeit vorbei und die Bilanz fiel negativ aus, obwohl mit etwas Struktur ein anderes Ergebnis möglich gewesen wäre.

Gegen diesen zweiten Teil ist ein gutes Onboarding der mit Abstand günstigste Hebel. Ein strukturierter Einarbeitungsplan, klar formulierte Ziele für die ersten Monate und die drei Probezeitgespräche kosten ein paar Stunden Vorbereitung. Im Verhältnis zu 25.000 Euro und mehr ist das nichts.

Was ein guter Start konkret verhindert

• Frühe Abgänge in den ersten Wochen, wenn die neue Person merkt: hier kümmert sich niemand, die Entscheidung war vielleicht falsch.
• Das langsame Auseinanderdriften: keine Ziele, keine Zwischengespräche, am Ende eine Bauchentscheidung gegen jemanden, der mit klarer Führung gepasst hätte.

Die Fehlbesetzung, die du verhinderst, taucht nie in der Bilanz auf. Aber sie ist real, und sie ist teuer. Die paar Stunden für einen ordentlichen Start sind die beste Versicherung, die es gegen sie gibt.